官公庁風パワポの影響とプレイングマネージャーの課題

267月

会議文化とプレイングマネージャーの構造分析その2

by yeyshonan.com ビジネス

官公庁風パワポという認知の補助輪と共感のパラドックス

官公庁が出すパワポの資料がありますでしょうか？

テキストベースの資料を理解するには、自ら論理構成を追い、
何が重要で何が補足情報なのかを能動的に判断する多大な脳のエネルギーが必要です。

だからこそ、あのように「図解」で表示させるのです。

だが、それにはもの凄く苦労する資料作りをしている人たちが大勢いる。

そうです、パワポ職人と呼ばれる人たちが多く存在しています。

「官公庁風パワポ」という認知の補助輪に関するテキストと、共感のパラドックスについての説明が含まれるビジュアル — パラドックスの神

これに対し、多忙を極めるマネジメント層は、レイアウトや色分け、矢印によって視覚的にテンプレート化された官公庁風のパワーポイント資料を求めるようになります。

これは内容をじっくり読み込む時間がない中で、フォーマットのお作法に沿ってビジュアルで関係性を一瞬でパターン認識するための防衛策です。
現場側も読んでもらえないことを知っているため、自衛策としてさらにビジュアルを作り込み、それが資料作成コストを爆増させて現場をさらに疲弊させるという悪循環が定着しています。

矛盾ですよね！

プレイングマネージャーの憂鬱

また、プレイングマネージャーであることには、現場の苦労や実務の状況がリアルにわかるため部下の心情に寄り添えるという情緒的マネジメントのメリットが存在します。

しかし、その寄り添いや理解を多忙な日常業務の合間や、非効率な会議の場で偶発的に行うことは本末転倒です。
現場の共感や理解を言い訳にプレイングマネージャーであり続けることは、意思決定を遅らせ、組織のスケールを阻害します。

本来であれば、実務から切り離された独立した対話の場である週一回程度の対面対話（1 on 1 ミーティング）を公式に担保し、そこで部下のキャリアや動機、心理的安全性をケアする仕組みへと移行する方が、組織にとってもリーダー個人にとっても未来志向であり生産的です。

心理的安全性をどう担保するか

心理的安全性に関する書籍の表紙、タイトルは「心理的安全性最強の教科書」。著者はピーター・フェリックス・グジバチ。 — https://amzn.to/4fEczNq

1 on 1 ミーティングで重要なことは健全な対立が可能であること。
大勢の前で釣り仕上げをしてしまうのが日本のマネージメント。
それは人の「マネージメント」を学んだことがあまりないからです。
気づかずに、相手（スタッフ）を傷つけてしまっている。
タフな人もいれば、繊細な人もいる。同じ基準で考えてはいけない。

プレイングマネージャーはなかなかそこを理解していない。

「相手に自分らがどのような立場にいるか」理解しておもらう。
これがリーダーシップの始まりです。

そして次に起きるトラブルがAIによる要約

文脈の欠落

AIに関する技術とリスクについての説明。背景にはロボットのイラストとパズルピースが配置されたデザイン。 — AIが落とす文脈

やっと心理的安全性を確保したかと思って、AI活用をはじめてイザ、内容を見ると・・・

内容がまったくわからん・・
AIを活用して情報をできるだけ正確に、そして迅速にと思っていながら
出てくる結果・・・

ジーパンデカ演出する松田優作風の「ナンだ、こりゃ！」と殉職・・・

文脈を落としすぎて、「なぜ」が抜けている。
報告書を読んだ人も「なぜ」このような結果になったかが不明。
なぜお客さんがこの祭壇や式場、プランを選んだのかがまったく理解できない。

毎回、ゼロからはじめる仕組みになってしまいます。
やっている意味がないだろうと。

さらに社員が内容を覚えないからなおさら、文脈が伝わらない。

本末転倒のAIツールで心理的安全性を失いつつあります。

AIツールを使うのは構わないけど、判断をするのが人間です。
しかも、本当に正しいかと言うことが分かりづらいです。

今、Google Geminiで起きている問題は、要約さてから、
関係ないことが書かれていることが多いのです。
単なる「要約して」では正しい要約はされません。

「ここで話している（書かれている）事実だけを箇条書きし、わからないところは「不明」と書くこと」と伝えることが重要です。

最近ではAIがだいぶ賢くなっているので「プロンプトを覚える必要ない」という人たち（専門家）も多く現れましたが、これはプロには「正しく」素人には「間違え」です。

プロというのはそもそも論理的な話をできて、きちんと指示を出せる人たちだからです。
それ以外は、きちんとプロンプトとAIの性質を学ぶことが重要。

プレイングマネージャーの難点は、そこを理解できないので、同じ間違えが繰り返し行われることです。

AI要約による「文脈の欠落」と「ゼロスタート病」の罠

ゼロスタート病とマルチAIアンサンブルによる解決策に関する情報が表示されたスライド。 — ゼロスタート病

効率化のために生成AIに議事録や資料の要約を任せる動きが加速していますが、ここには非常に深刻な罠が潜んでいます。

多くのユーザーが日常的に利用しているGemini、Notion、Notta、Plaudといった代表的なAIや文字起こしツールによる自動要約は、決定事項やタスクといった表面的な結果を抽出することを得意とする一方で、議論の前提となる最重要の決定事項や複雑なコンテキストをすべて取りこぼしているのが冷酷な現実です。

さらに深刻な問題として、これらの文字起こしや要約サービスの多くがデータの処理や保管を行うサーバーを中国などの海外に置いており、そこから引き起こされる重大な情報漏洩リスクは無視できません。

これを避けるには複数のAIで状況を掴み、さらにファクトチェックまですることです。

官公庁のデータを調べ上げたりするには FELO.AI をオススメします。
無料でも使えますし、短期だけなら1ヶ月で3000円くらいでも活用できます。